電子帳簿保存法について。PDFは電子帳簿なのか？

50年来のお客様から、2024年1月施工の電子帳簿保存法に対するご質問をいただきました。

原則として紙での保存が義務づけられている帳簿書類を電子データによる保存を可能し、電子データで授受した帳簿を電子データのまま保存する事を義務化した法律。

ここで電子帳簿と言われているのは、印刷の代わりにPDFで出力したファイルの事を表しており、EXCELデータやCSVデータのような表データの事ではありません。

今後、仕入先が請求書をPDFファイルで送付してきた場合、印刷して保管するのは禁止でPDFファイルのまま保管しておきなさいという事で、紙で送られてきた請求書は、今まで通り紙のまま保管が可能。

というわけで、恵那ダンボールとしては、「お客様から特段の要望がない限り、今まで同様、紙の請求書の発行をさせていただきます。」と回答させていただいたところ、先方にも安心していただけました。お客様からは「ところで、電子帳簿保存法って、事務作業を減らそうっていう取り組みのはずなのに、手間増えてるよね？」。いやー、全く仰る通りかと思います！

そもそも、言葉の定義として、PDFは電子帳簿なのか？という疑問があります。

電子帳簿というからには、そのデータは会計処理、決算、税務調査に至るまで、後々に利用できるデータでなければいけないので必然的に表形式のファイルです。PDFのような文書や画像フォーマットのファイルの事ではない、はずです。

試しにchatGPTに、「pdfは電子帳簿と言えますか？」と質問した所、

「PDFは一般的に電子帳簿とは言われません。電子帳簿は会計や簿記の文書化に使用されるデジタル形式の帳簿です。PDFは、帳簿や会計情報を印刷や共有するためのフォーマットとして利用されることがありますが、電子帳簿そのものではありません。PDFは文書の表示や共有に便利なフォーマットである一方、電子帳簿本体とは異なるものと言えます。」とのご回答。

う～ん、実に的確な回答。

電子帳簿保存法という、デジタル化する事で重複作業や煩雑な作業を減らしていきましょうという流れは素晴らしいと思いますが、それをPDFでやろうとしても意味がないわけで、中途半端な取り組みです。国のほうで請求書の表形式のフォーマットを決めてもらって、請求書は必ず規定フォーマットでやり取りしろという形にしてもらいたいです。生みの苦しみとして対応する際は大変ですが、そうすれば、日本全国で重複する事務作業が激減するのですが。デジタル庁、マイナカードで忙しくて手が回らないんですかね。